DOI: https://doi.org/10.16925/cf.v4i2.2245

Propuesta metodológica para la integración de un sistema de gestión documental basado en la Ley General de Archivos y en las normas técnicas colombianas 9001 versión 2015, 30300 versión 2013 y 30301 versión 2013

José Octavio Moreno-Orjuela, Martha Lucia Ayala-Mora

Resumen


Propósito: la gestión documental representa para las organizaciones la oportunidad de hacer más eficientes sus procesos y procedimientos, porque ayuda a eliminar la información redundante, a cumplir con la legislación, a asegurar la memoria corporativa, a incrementar el rendimiento de las tecnologías de la información y a optimizar los tiempos de respuesta. Esta investigación surge ante la necesidad que tienen las organizaciones de aplicar la gestión documental en forma integrada entre los requisitos exigidos en la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos y la norma técnica colombiana 9001 versión 2015 [ntc-iso 9001:2015] sobre gestión de la calidad, con el apoyo de otros referentes específicos que facilitan la gestión documental, como las normas técnicas colombianas 30300 y 30301 versión 2013 [ntc-iso 30300:2013 y ntc-iso 30301:2013], manteniendo las directrices respecto a la política de gestión documental establecidas en la norma técnica internacional 15489 versión 2016 [iso 15489:2016]. Descripción: se realiza un estudio con enfoque mixto con preponderancia cualitativa para establecer el nivel de madurez de la documentación en la organización en los procesos misionales y de apoyo del Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses de Colombia, utilizando una herramienta de diagnóstico que permite determinar el estado de implementación de la norma técnica colombiana 9001 versión 2015 [ntc-iso 9001:2015]. Así mismo, se aplica otra herramienta de diagnóstico que arroja de manera integral el estado del archivo según lo establece la Ley General de Archivos. Enfoque: llama la atención que el 40% de la organización tiene identificada la documentación y el 60% no cuenta con formatos estandarizados. Conclusiones: implementar el sistema de gestión documental articulado con la gestión de la calidad y la Ley General de Archivos garantiza la mejora en la productividad de los procesos, acceso rápido a la información, y cumplimiento de las normas y la ley, entre otros beneficios.


Palabras clave


gestión documental, integración de sistemas de gestión, Ley General de Archivos, iso 9001:2015, iso 30301

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